شرایط را به شکلی ترسیم کنید که همه افراد مشکلات وضع موجود را درک کنند
برای ایجاد تکانه لازم برای تغییر، باید احساسات افرادتان را هم مانند ذهن منطقیشان راضی نگهدارید. شما میتوانید پروژههای مختلف را بهصورت یکسان و بدون تغییر اجرا کنید اما زمانی که افراد با مشکلات این پروژهها آشنا شوند، دیگر نمیتوانید بهاینترتیب کار را ادامه دهید.
برای اینکه افراد مشکلات وضع موجود را بفهمند چهکارهایی میتوان انجام داد؟
برای ایجاد تغییر، دانستن کافی نیست. باید احساسات افراد را هم برانگیخته کنید. جنگیدن با ترس با استفاده از استدلال، مانند این است برای فردی که در حال غرق شدن است کپسول اطفا حریق بیندازید. این راهحل مناسب مشکلتان نیست.
یک مثال عملی برای این شرایط، جان استگیر است. او متوجه شد تولیدی بزرگی که در آن کار میکند، به علت استفاده از یک فرایند ضعیف در خرید کردن، پول زیادی هدر میدهد. او برای اینکه شرایط را برای مدیر ارشد شرکت توضیح دهد تصمیم گرفت روی یکی از کالاها متمرکز شود. او دستکشهای کاری را که بیشتر کارگران کارخانه استفاده میکنند را انتخاب کرد. از یکی از کارآموزهای تابستانی خواست تا میزان هزینه شرکت برای خرید این دستکشها را محاسبه کند. بررسی این کارآموز نشان داد که شرکت بیش از ۴۲۴ نوع دستکش مختلف میخرد و بدتر اینکه که هر کس این دستکشها را از یک تأمینکننده متفاوت خریداری میکند و قیمت خرید آنها تفاوت زیادی باهم دارد. درنهایت مشخص شد که شرکت برای هر جفت دستکش ۱۷ دلار هزینه میکند، درحالیکه شرکتهای دیگر تنها ۵ دلار برای هر دستکش پرداخت میکنند.
استگیر میدانست که میتواند این نتایج را مستندسازی و برای مدیر شرکت ارسال کند اما قصد داشت دید بصری بهتری به مدیران شرکت بدهد. او از همه ۴۲۴ نوع دستکشی که در کارخانه استفاده میشد نمونهای تهیه و قیمتهای آنها را رویشان نصب کرد. سپس همه دستکشها را در اتاق کنفرانس جمع کرد و از مدیران شرکت دعوت کرد تا از این مجموعه دیدن کنند. نخستین پرسشی که مدیران شرکت پس از دیدن این مجموعه مطرح میکردند این بود که: «ما واقعاً همه این دستکشها را میخریم؟» سپس دو نوع دستکش مختلف را که یکی ۳. ۲۲ دلار و دیگری ۱۰. ۵۵ دلار قیمت داشتند امتحان میکردند. واکنش آنها این بود: «این کار دیوانگی است. ما در مسیر کاملاً اشتباهی قرار داریم و باید جلوی این کار در همه بخشهای کارخانه گرفته شود.» او در مدت کوتاهی مسئولیت بازطراحی فرایند خرید شرکت را در دست گرفت و درنهایت منجر به این شد که هزینههای شرکت در کمتر از ۵ سال به میزان ۱ میلیارد دلار کمتر شود.
این نمایش به این دلیل تأثیرگذار بود که احساسات افراد را درگیر کرده بود، نه قوه عقلانی آنها را. توضیح دلیل تغییر، برای همه افراد ممکن است کار خوبی باشد اما دلیل بهتنهایی نمیتواند انگیزه کافی برای ایجاد تغییر فراهم کند. برای اینکه افراد را مجبور به تغییر کنید باید احساس خاصی در آنها ایجاد کنید که میتواند ترس یا چیز دیگری باشد.
بیشتر مشکلاتی که در سازمانها یا جامعه میبینیم، مبهم و در حال تحول هستند. آنها واضح و روشن نیستند و به افرادی احتیاج داریم که آنها را به شکلی دقیق برایمان شرح دهند. برای حل مشکلات بزرگ و مبهم باید ذهنهای باز، خلاق و خوشبین را به کار بگیریم.